Dein Betrieb läuft. Aber nur, weil du der Engpass bist.
Automatisierung für Dienstleistungsbetriebe bis 30 Mitarbeiter und für Solo-Expertinnen, bei denen die Abläufe an einer einzigen Person hängen. Ich baue sie in deinem Betrieb, zum Festpreis, gemessen in Stunden und Euro.
30 Minuten per Videocall. Du sagst mir, wo es klemmt. Ich sage dir, was automatisierbar ist, was nicht, und in welchem Preisrahmen.
Philipp Tikowsky, ISO-zertifizierter KI-Manager (Austrian Standards), Wien · 37 eigene Automatisierungen im täglichen Betrieb · 50+ Unternehmerinnen und Unternehmer begleitet · Vorträge für Wirtschaftskammer, Junge Wirtschaft und den Fachverband UBIT (Unternehmensberatung und IT) · Geschäftsführer der SMAC FlexCo, einer eigenen Lernplattform für Marketing
Zertifizierung, Mitgliedschaften und Zusammenarbeit
Fünf Abläufe, vorher und nachher.
Nicht die Kundenarbeit frisst deine Woche. Es sind die Abläufe drumherum, die an dir hängen, weil du sie am längsten kennst. Das ist kein Versäumnis, sondern der normale Zustand eines gewachsenen Betriebs. Fünf solche Abläufe habe ich gemessen: drei im eigenen Betrieb, zwei in Kundenprojekten.
| Aufgabe | Vorher | Nachher | Zeitersparnis |
|---|---|---|---|
| Angebot schreibenEigener Betrieb | 2 Stunden | 30 Minuten | 75 Prozent schneller |
| Kurzvideo produzieren, Schnitt bis TitelbildEigener Betrieb | 1,5 Stunden | 15 bis 20 Minuten | rund 80 Prozent schneller |
| Eingangsrechnungen sichten und weiterleitenKundenprojekt Lebensmitteleinzelhandel | 2 bis 3 Stunden pro Woche | läuft automatisch | 2 bis 3 Stunden pro Woche frei |
| Meetings nachbereitenKundenprojekt Firmensport Austria | rund 3 Stunden pro Woche | entsteht aus dem Gespräch | rund 3 Stunden pro Woche frei |
| Kennzahlen zusammentragenEigener Betrieb | drei Exporte von Hand | eine Ansicht, automatisch | der Monatsbericht entfällt |
Das sind gemessene Werte aus meinem eigenen Betrieb und aus Kundenprojekten, keine Hochrechnung. Was bei dir herauskommt, hängt von deinen Abläufen ab. Deine Zahlen entstehen in der Prozess-Analyse, vorher und nachher.
30 Minuten per Videocall. Du sagst mir, wo es klemmt. Ich sage dir, was automatisierbar ist, was nicht, und in welchem Preisrahmen.
Nicht erklärt. Gebaut.
Du bekommst keine Schulung darüber, wie man automatisiert. Du bekommst laufende Systeme in deinem Betrieb, gebaut mit n8n, einer Automatisierungsplattform, und ein Team, das sie bedienen kann. Ich baue, dein Team bedient: In der Branche heißt das Done-with-you.
Ich baue, in deinem Betrieb
n8n läuft auf einem eigenen Server in der EU und verbindet, was ihr schon nutzt: Outlook oder Gmail, Teams, euer CRM, Tabellen, die Buchhaltung. Kein neues Tool, das dein Team lernen muss.
Dein Team lernt bedienen, nicht programmieren
Wer damit arbeitet, wird eingeschult: Was passiert wann, wo schaue ich nach, was mache ich, wenn etwas hängt. Dokumentiert, mit Ansprechpartner in den ersten Wochen. Wartung gibt es auf Wunsch, aber keine Abhängigkeit.
Die Systeme gehören dir
Server, Zugänge und Dokumentation laufen auf deinen Namen. Du kannst jederzeit mit jemand anderem weiterbauen. Das ist kein Verkaufsargument, das ist die Bedingung, unter der ich arbeite.
Gemessen wird vorher und nachher
In der Prozess-Analyse bekommt jeder Ablauf einen Vorher-Wert: Minuten pro Vorgang, Vorgänge pro Woche, wer ihn macht. Nach der Übergabe messen wir dieselben Punkte noch einmal. Die Differenz in Stunden, mal euer Stundensatz, steht in deinem Abschlussbericht.
„Mein Betrieb ist zu speziell dafür.“ Gut möglich. Genau deshalb gibt es hier kein Paket.
Ich höre den Satz in fast jedem Erstgespräch, und er ist oft berechtigt: Die Steuerberatung hat andere Fristen als das Hotel. Deshalb beginnt jedes Projekt mit einer Prozess-Analyse in deinem Betrieb statt mit einer Lösung aus dem Regal. Wir schauen uns drei bis fünf Abläufe an, messen sie und entscheiden erst dann, was gebaut wird. Der Engpass ist dabei selten die KI, sondern ein sauber definierter Prozess. Kommt in der Analyse heraus, dass Automatisierung bei dir gerade wenig bringt, steht das im Ergebnis. Dann hast du einen Plan und ich ein Projekt weniger.
Was das in echten Betrieben verändert hat.
Zwei Betriebe hinter zwei Zeilen der Tabelle oben. Hier steht, was dort tatsächlich gebaut wurde.
Eingangsrechnungen, die sich selbst weiterleiten
Lieferanten-Rechnungen landen im allgemeinen Postfach, zwischen Bestellungen, Werbung und Kundenmails. n8n prüft alle zwei Minuten: Absender bekannt, Rechnungs-Stichwort im Betreff, PDF dabei? Dann geht die Mail direkt an die richtige Buchhaltungsadresse. Alles Unklare bleibt markiert im Posteingang, damit nichts Falsches weiterläuft.
Rund 2 bis 3 Stunden pro Woche, die vorher ins Sichten, Zuordnen und Weiterleiten gingen.
Meeting-Nachbereitung, die nicht mehr am Abend passiert
Firmensport Austria lässt Besprechungen automatisiert nachbereiten: Aufzeichnung, Zusammenfassung und Aufgabenliste entstehen direkt aus dem Gespräch, statt aus Notizen, die jemand später abtippt und verteilt.
Rund 3 Stunden pro Woche, die vorher in Nacharbeit gingen.
Beide Stundenangaben sind gerundet und stammen aus dem jeweiligen Betrieb, nicht aus einer Hochrechnung von mir.
Wer die Systeme baut.
Philipp Tikowsky
ISO-zertifizierter KI-Manager (Austrian Standards), Geschäftsführer der Philipp Tik GmbH in Wien. Begleitet habe ich bisher 50+ Unternehmerinnen und Unternehmer.
300+ Zuhörerinnen und Zuhörer bei Keynotes, Webinaren und Vorträgen, unter anderem für UBIT, Wirtschaftskammer, Junge Wirtschaft, E-Commerce Initiative Österreich und im Inner Circle von Philipp Maderthaner. Das ist Reichweite, keine Begleitung.
Damit du weißt, dass ich das nicht nur unterrichte: Ein Angebot hat mich früher zwei Stunden gekostet, heute 30 Minuten. Meine Kennzahlen laufen automatisch in eine Ansicht statt in drei Exporte. Ein Video brauchte 1,5 Stunden, heute sind es 15 bis 20 Minuten, weil der Ablauf Untertitel, Grafiken, Zooms und Titelbild erledigt.
In meiner eigenen Firma laufen 37 n8n-Workflows aktiv, Stand August 2026, jeden Tag: Meeting-Aufzeichnungen werden zusammengefasst und landen als Aufgaben und CRM-Notizen dort, wo ich arbeite, Eingangsrechnungen sortieren sich selbst, und die Potenzialanalyse auf dieser Website wertet n8n aus und versendet sie. Ich baue nichts für dich, das ich nicht selbst betreibe, warte und gelegentlich repariere. Was ich nicht gemessen habe, steht hier nicht.
Zum Reinhören, bevor wir sprechen: vier Folgen über KI im Betrieb.
30 Minuten per Videocall. Du sagst mir, wo es klemmt. Ich sage dir, was automatisierbar ist, was nicht, und in welchem Preisrahmen.
Vom Erstgespräch zum laufenden System.
Vier Schritte, jeder mit einem Ergebnis, das du in der Hand hast. Nach jedem Schritt kannst du aufhören, ohne dass etwas verloren ist.
Erstgespräch, 30 Minuten per Videocall
Du sagst mir, wo es klemmt. Ich sage dir, was davon automatisierbar ist, was nicht, und in welchem Preisrahmen. Danach weißt du, ob eine Analyse bei dir Sinn ergibt. Kein Angebot am Ende des Gesprächs, kein Nachfassen im Stundentakt.
Prozess-Analyse in deinem Betrieb
Wir nehmen uns drei bis fünf Abläufe vor, mit den Personen, die sie täglich machen. Jeder Ablauf bekommt einen Vorher-Wert: Minuten, Häufigkeit, Fehlerquellen, beteiligte Systeme, Schnittstellen und Datenqualität. Ergebnis ist ein schriftlicher Plan mit Reihung: Was zuerst, was später, was gar nicht. Die Analyse hat einen Festpreis und wird auf das Projekt angerechnet.
Festpreisangebot mit definiertem Ergebnis
Du bekommst ein Angebot mit Festpreis, Leistungsumfang, Abnahmekriterien und Zeitplan. Was das System am Ende können muss, steht schriftlich drin, bevor gebaut wird. Laufende Kosten wie Server und Dienste stehen einzeln dabei.
Umsetzung, Einschulung, Übergabe
Ich baue, teste mit echten Daten und stelle live. Jedes System bekommt eine Überwachung, die meldet, wenn ein Schritt keine Ergebnisse mehr liefert. Dann schule ich die Personen ein, die damit arbeiten, und übergebe Dokumentation, Zugänge und die Betreiber-Einweisung nach Artikel 4 EU AI Act, der von Betrieben Maßnahmen zur KI-Kompetenz ihrer Mitarbeitenden verlangt. Nach der Übergabe messen wir den Nachher-Wert, und du bekommst den Abschlussbericht in Stunden und Euro.
„Meine Mitarbeiter nutzen das nie.“ Müssen sie auch nicht.
Die meisten Systeme, die ich baue, haben keine Oberfläche, die jemand öffnen muss. Sie laufen im Hintergrund und liefern dort ab, wo dein Team ohnehin arbeitet: im Posteingang, im Teams-Kanal, im CRM, in der Tabelle. Was dein Team bekommt, ist eine Einschulung: Was passiert automatisch, wo schaue ich nach, wen rufe ich an, wenn etwas hängt. Dazu Dokumentation und ein Ansprechpartner in den ersten Wochen, als Teil jedes Projekts.
DSGVO und EU AI Act: geklärt, bevor gebaut wird.
Die Frage „Was, wenn das rechtlich ein Problem wird?“ gehört ins Erstgespräch, nicht in die Nachbesprechung. Deshalb ist sie Teil jedes Projekts, nicht Teil des Kleingedruckten.
Hosting in der EU, auf einem eigenen Server
n8n läuft self-hosted, also auf einem eigenen Server in der EU statt als Konto in einer fremden US-Cloud. Deine Daten bleiben in deinem Zugriff, die Zugänge laufen auf deinen Namen, und was gelöscht werden soll, wird gelöscht.
Dokumentierte Datenflüsse
Für jedes System steht schriftlich fest: Welche Daten fließen wohin, welche Anbieter sind beteiligt, was wird gespeichert und wie lange. Das ist die Grundlage für dein Verarbeitungsverzeichnis und für jede Rückfrage deines Datenschutzbeauftragten oder Steuerberaters.
KI-Modelle nur mit geklärten Daten
Wo ein Sprachmodell im Spiel ist, klären wir vorher, welche Daten es sehen darf, ob anonymisiert werden muss und welcher Anbieter mit welchem Vertrag eingesetzt wird. Spricht ein System mit deinen Kunden, etwa am Telefon, wird es so gebaut, dass sie erkennen, dass eine KI spricht.
Betreiber-Einweisung nach Artikel 4 EU AI Act
Wer ein KI-System im eigenen Betrieb einsetzt, ist Betreiber im Sinne der Verordnung (EU) 2024/1689 und muss seit 2. Februar 2025 Maßnahmen zur KI-Kompetenz seines Teams ergreifen. Deshalb enthält jede Übergabe eine Betreiber-Einweisung: Was das System tut, wo seine Grenzen liegen, wer es überwacht, wie das dokumentiert ist. Stand: August 2026.
KI-Kompetenz im Team nachweisen
Die Betreiber-Einweisung deckt die Personen ab, die mit dem System arbeiten. Wenn du die KI-Kompetenz deines ganzen Teams aufbauen und belegen willst, mit Prüfung und Zertifikat pro Mitarbeiter: KI-Kompetenz für Unternehmen nach Artikel 4 EU AI Act.
Das hier ist praktische Umsetzung, keine Rechtsberatung. Wo eine nötig ist, sage ich es dir.
Festpreis statt offener Stundensatz.
Auf dieser Seite steht kein Preis, auch keine Spanne. Nennen kann ich ihn erst, wenn ich weiß, was gebaut wird. Was hier steht, ist, wie er zustande kommt.
Jedes Projekt hat einen Festpreis
Und ein definiertes Ergebnis. Beides steht im Angebot, bevor gebaut wird. Wird es aufwendiger als gedacht, ist das mein Risiko, nicht deines. Deshalb gibt es hier keine Stundensätze ohne Obergrenze.
Der Einstieg ist die Prozess-Analyse
Sie hat selbst einen Festpreis und wird auf das anschließende Projekt angerechnet. Entscheidest du dich danach gegen die Umsetzung, behältst du den Plan mit Reihung und Vorher-Werten und hast nur die Analyse bezahlt.
Den Preisrahmen hörst du im Erstgespräch
Nach 30 Minuten weißt du, ob dein Vorhaben eher ein einzelner Workflow ist, ein Projekt mit mehreren Abläufen oder ein System für den ganzen Betrieb, und in welchem Rahmen sich das bewegt. Konkret wird es mit der Analyse.
Ich baue selbst und nehme parallel nur wenige Projekte an. Wann ein Start frei ist, hörst du im Erstgespräch.
30 Minuten per Videocall. Du sagst mir, wo es klemmt. Ich sage dir, was automatisierbar ist, was nicht, und in welchem Preisrahmen.
Für wen das gebaut ist, und für wen nicht.
Lieber jetzt eine klare Absage als in drei Wochen ein Projekt, das niemandem nützt.
Das passt, wenn
- Du einen Dienstleistungsbetrieb mit bis zu 30 Mitarbeitern führst: Steuerberatung, Beratung, IT, Hotellerie, Handel, Gesundheit oder vergleichbar.
- Du Solo-Expertin bist und nicht lernen willst, sondern dass es läuft: Angebote, Nachfassen, Doku, Standardschreiben als System, das dir gehört.
- Wiederkehrende Abläufe an dir oder an einer einzelnen Person im Backoffice hängen: Post, Angebote, Rechnungen, Meetings, Reports.
- Du willst, dass jemand baut und dein Team danach bedient. Nicht selbst programmieren lernen.
- Du in der Analysephase ein paar Stunden deiner Zeit und der Zeit der Beteiligten freimachen kannst.
- Du Zahlen erwartest, keine Begeisterung.
Das passt nicht, wenn
- Du es selbst können willst statt bauen lassen. Dann ist AI-Kickstart (Gruppe) oder Souverän mit KI (1:1) dein Weg.
- Du jemanden suchst, der dauerhaft als ausgelagerte IT alles übernimmt. Ich baue Systeme, die ohne mich laufen.
- Du zuerst eine Strategie-Präsentation willst und danach entscheidest. Hier wird gemessen und gebaut.
- Euer Ablauf jedes Mal anders läuft. Was nicht definiert ist, lässt sich nicht automatisieren. Dann beginnen wir mit dem Prozess, nicht mit der Technik, und das sage ich dir im Erstgespräch.
- Du vor allem den Nachweis nach Artikel 4 für dein Team brauchst. Dann ist KI-Kompetenz für Unternehmen der passendere Einstieg.
Noch nicht sicher, wo bei dir Zeit hängt?
Dann mach zuerst die kostenlose KI-Potenzialanalyse: drei Minuten, ein paar Fragen zu Branche, Teamgröße, Aufgaben, Tools und deinem größten Schmerzpunkt. Du bekommst fünf Automatisierungspotenziale für deinen Betrieb, die Top 3 siehst du sofort. Danach reden wir im Erstgespräch über dein Ergebnis.
Was du vermutlich noch fragen willst.
Mein Betrieb ist zu speziell. Funktioniert das bei uns überhaupt?
Möglich, und genau dafür gibt es die Prozess-Analyse vor jedem Angebot. Automatisiert wird nie deine Branche, sondern ein konkreter Ablauf, und den gibt es in fast jedem Betrieb, nur mit anderen Systemen dahinter. Ist bei dir wirklich nichts dabei, sage ich dir das vor dem Angebot.
Ich will das nicht selbst bauen. Muss ich trotzdem mitarbeiten?
Bauen musst du nichts, das ist mein Teil. Von dir braucht es in der Analyse ein paar Stunden, Zugänge zu euren Systemen und die Entscheidung, was zuerst drankommt. Danach bedient dein Team das System, programmiert aber nichts.
Wie sieht das mit der DSGVO aus?
n8n läuft self-hosted auf einem Server in der EU, die Zugänge gehören dir. Jedes System bekommt eine schriftliche Übersicht der Datenflüsse als Grundlage für dein Verarbeitungsverzeichnis. Was ein KI-Modell sehen darf, klären wir vorher; Rechtsberatung ersetzt das nicht.
Was, wenn meine Mitarbeiter das nie nutzen?
Ob dein Team es nutzt, ist keine Glaubensfrage, sondern Teil der Nachher-Messung: Nach der Übergabe sehen wir, welche Abläufe durchlaufen und wo jemand am System vorbei arbeitet. Was nicht genutzt wird, wird angepasst oder eingestellt, nicht schöngeredet. Die meisten Systeme brauchen ohnehin keine aktive Mitarbeit: Sie laufen im Hintergrund, dein Team merkt nur, dass Arbeit wegfällt.
Wie lange dauert so ein Projekt?
Die Prozess-Analyse dauert je nach Betrieb ein bis zwei Wochen. Ein erstes Projekt liegt danach meist bei vier bis acht Wochen bis zur Übergabe, abhängig von Schnittstellen und Rückmeldezeiten. Den Zeitplan bekommst du im Angebot, bevor gebaut wird.
Was kostet das wirklich?
Den Rahmen hörst du im Erstgespräch, den genauen Preis nach der Prozess-Analyse, die auf das Projekt angerechnet wird. Beides steht dann als Festpreis mit definiertem Ergebnis im Angebot. Laufende Kosten wie Server und Dienste stehen einzeln dabei, damit später nichts überrascht.
Was kostet mich das laufend, nach der Übergabe?
Laufend zahlst du zwei Dinge: den Server, auf dem dein System läuft, und die Dienste, die im Ablauf vorkommen, zum Beispiel ein KI-Modell oder eine Schnittstelle. Beide Posten stehen mit Betrag pro Monat einzeln im Angebot, bevor gebaut wird. Wartung durch mich ist freiwillig und wird getrennt ausgewiesen. Buchst du sie nicht, läuft das System weiter, es liegt ja auf deinem Server.
Rechnet sich das?
Das rechnen wir gemeinsam aus: Vorher-Wert in der Analyse, Nachher-Wert nach der Übergabe, die Differenz in Stunden mal euer Stundensatz gegen den Festpreis. Geht die Rechnung schon in der Analyse nicht auf, steht das im Plan, und du baust nicht.
Was, wenn es nicht funktioniert?
Schnittstellen und Datenqualität prüfen wir in der Analyse, nicht erst beim Bauen. Für die Umsetzung stehen Abnahmekriterien im Angebot: Was sie nicht erfüllt, gilt nicht als fertig. Das Risiko, dass es länger dauert, liegt damit bei mir. Auch nach dem Livegang gilt: Was nicht so läuft, wie es im Angebot steht, behebe ich, ohne dass es extra kostet. Wie lange dieser Zeitraum läuft, steht in deinem Angebot.
Wer betreibt das System danach, und was, wenn du nicht mehr da bist?
Betreiber bist du. Server, Zugänge und Dokumentation laufen auf deinen Namen und bleiben nach der Übergabe dort. Gebaut wird mit n8n, einer verbreiteten Automatisierungsplattform, für die du jederzeit jemanden findest. Jeder Ablauf ist so dokumentiert, dass ein anderer Dienstleister ihn übernehmen kann, ohne bei null anzufangen. Falle ich aus, ändert das nichts an deinem Betrieb: Was du kaufst, ist der Bau und die Übergabe, keine Abhängigkeit.
Der Engpass bist im Moment du. Das lässt sich ändern.
Jeder Monat, in dem die Abläufe an dir hängen, kostet dich die Stunden aus der Tabelle oben noch einmal. Das Erstgespräch kostet 30 Minuten per Videocall und sonst nichts: Wähl einen Termin und schreib im Formular kurz, was dir gerade am meisten Zeit frisst. Dann bin ich vorbereitet.
Kalender lädt nicht, oder kein Termin dabei? Schreib mir an office@philipp-tik.com, dann schicke ich dir zwei Terminvorschläge.